Desde hace un tiempo en BBVA GlobalNet realizamos un proceso de Gestión del Cambio, tendiendo a usar cada vez más las herramientas de diferentes Metodologías Ágiles. Específicamente, desde Noviembre de 2011 nuestros equipos han usado Scrum. Tras estos meses, el feeling del equipo es que Scrum nos ha servido para simplificar un proyecto muy complejo, por lo que creemos interesante extender el uso de este tipo de estrategias de trabajo, ya que de esta forma hemos comprobado que se puede llegar a ser feliz con el esfuerzo realizado.

De todo el abanico de herramientas que proponen las diferentes formas ágiles de trabajo, creemos que algunas de ellas son las primeras por las cuales, una organización como la nuestra, debe comenzar su proceso del cambio, a todos los niveles.

Limitación temporal

El tiempo es un bien preciado para cualquier empleado, y por ello optimizar el tiempo que se le dedica a las tareas rutinarias es algo que ayuda a ser más productivos. Además, cuando el tiempo optimizado es en grupo de trabajo, el valor final crece exponencialmente. Por ello, la limitación temporal de ciertas tareas básicas, tanto de forma individual como en conjunto, se considera un avance importante de cara a la agilidad.

¿A qué tareas puede aplicarse?

Las reuniones son un aspecto de nuestro día a día que deben ser limitadas, tanto en su hora de inicio como en su duración. Hemos podido comprobar que el ir a reuniones cuyo timing estaba prefijado, y a las que no se le permite excederse, agilizan los temas a tratar y el tiempo dedicado. De otra manera, la eficiencia en dichas reuniones baja de manera alarmante, pues se tiende a alejarse del objetivo durante al menos un tercio del periodo dedicado. 

La forma de aplicarlo es sencilla, tanto de manera individual como para grupos de trabajo.

• En una reunión de un equipo de trabajo, dependiendo del tema a tratar se puede preveer un tiempo razonable de duración de la misma (15 minutos para algo diario, 30 minutos para algo semanal, 1 hora para tratar un tema delicado con pocas personas y 1 hora y media para un tema complejo). Dicha limitación de tiempo debe anunciarse previamente y cronometrarse en cada reunión, para saber en cada momento el tiempo disponible. En caso de que el tiempo se cumpla y no se hayan cumplido los objetivos de dicha reunión, se aplazará al próximo día, de manera que todos los asistentes entiendan que deben esforzarse para llegar a un acuerdo en el tiempo dado para ello.
• De manera individual, pueden limitarse todas aquellas tareas que sean rutinarias, para evitar que dichas tareas por una u otra razón, ocupen más tiempo de trabajo diario del que deberían. Mediante esta táctica, cada vez que se ejecute dicha tarea se intentará aprender a cómo realizarla ocupando el tiempo previsto. Por la experiencia, dichas tareas son aconsejables realizarlas en horas en las que las distracciones (recepción de emails, llamadas de teléfono, etc…) sean menores, como al inicio o final de la jornada laboral.

Reuniones con agendas conocidas

Una herramienta muy simple que permite a grupos de trabajo aumentar su productividad la agenda previa en las reuniones. Cuando una persona convoca a otra/s a una reunión para tratar ciertos temas, el pensar y PUBLICAR previamente una lista de temas a tratar, ya sea de forma numerada o simplemente un listado de conceptos. Este sencillo proceso permite que todos los asistentes tengan la posibilidad de pensar qué pueden aportar en una reunión, lo cual permite acortar el tiempo dedicado a la misma. Los objetivos de una reunión, deben ser también lo más sencillos y claros posibles, para que todos los asistentes tengan claro qué puntos van a tratarse.

Esto es algo que iremos tratando de introducir en todas reuniones de BBVA GlobalNet  que convoquemos y en las que participemos, exigiendo en este último caso que se nos mande una agenda de la reunión.

Retrospectivas de equipo frecuentes

Cuando se realiza trabajo en equipo, una de las herramientas más potentes y útiles es el uso de retrospectivas del proceso. Una retrospectiva permite a todos los miembros del equipo ser conscientes de qué partes del trabajo se están realizando de forma correcta (es decir, están ayudando al equipo a llevar a cabo su trabajo) y cuales están causando problemas. Mediante este método, si se realiza de forma frecuente (1 vez cada 2-3 semanas), permite potenciar las buenas prácticas y tratar de eliminar o mejorar aquellas que no están ayudando.

¿Cómo se realiza una retrospectiva?  

• en una reunión de tiempo limitado, todos los miembros del equipo comienzan a identificar todas aquellas partes del proceso que consideran que les están ayudando para cumplir su trabajo o que les están impidiendo hacerlo. No se hace mención al propio trabajo, sino a los procedimientos usados. Es una práctica común que la identificación sea a través de un brainstorming de unos 15 minutos. Como ejemplo, podemos tener identificadas cosas como: "Los tiempos de subida de versiones a entornos tardan demasiado tiempo", "Los clientes sólo pueden atendernos por las mañanas", etc.
• Una vez realizado el trabajo de identificación, se seleccionan 3 ó 4 que se consideren que deben potenciarse y 2 ó 3 que deban tratar de eliminarse o mejorarse. Para ello se lleva a cabo una sesión de otros 15 minutos de charla, con votación si es necesaria.
• Por último, se pasa a la fase final de la reunión en la que se trata la forma de potenciar las buenas prácticas y de solventar los problemas encontrados, identificando al menos un plan de acción por cada una de las malas prácticas.
• Es importante salir de la retrospectiva con una serie de compromisos adquiridos por el equipo de trabajo. Para ello se designan una serie de responsables de hacer que las soluciones propuestas se lleven a cabo y de revisarlas para la siguiente retrospectiva.